Todas propostas de extensão devem ser submetidas à PROPEPE, obrigatoriamente, em formulário próprio, disponível na página (http://www.uniube.br/extensao/). A natureza da atividade (programa, projeto, ação extensionista) deverá ser informada.

As propostas de atividades/programas/projetos de extensão devem ter aprovação prévia pelos Colegiados de Curso de Graduação, Mestrado ou Núcleo de Ensino Pesquisa e Extensão (NEPE) do MPHU. A cópia da ata de aprovação da proposta deve ser enviada à Coordenação de extensão, para posterior tramitação pela PROPEPE.  

O Coordenador de Extensão, após receber aprovação pelos Colegiados ficará responsável em encaminhar, em propostas de programas/projetos, aos membros da Câmara de Extensão, para avaliação individual e posteriormente avaliação conjunta e aprovação pela Câmara de Extensão.

Os programas/projetos devem atender a editais previamente publicados com esta finalidade informando os objetivos, metas e como será avaliação dos efeitos da participação do estudante e da equipe de trabalho na qual este se inclui sobre os problemas sociais da comunidade envolvida no mesmo;

As atividades de extensão propostas pelo corpo discente devem ser coordenadas por professor de tempo contínu ou tempo parcial da Universidade;

A participação de técnico-administrativos em atividades extensionistas fica condicionada à autorização da chefia imediata;

As propostas destinadas a órgãos de fomentos devem ser apresentadas conforme as normas por eles estabelecidas;

As propostas de atividades de extensão que não estejam abrigadas nos programas institucionais da Universidade, devem ser autofinanciáveis.